Pongámonos en la piel de cualquier empresa industrial que fabrica equipos bajo pedido.
Hasta hoy ha manejado su planificación razonablemente bien. El volumen de pedidos es manejable y el responsable conoce bien los productos, proveedores y procesos, lo que le permite saber qué hay que fabricar y cuándo.
Pero a medida que el negocio crece, mantener toda esa información bajo control empieza a complicarse.
El pedido envenenado
Hoy ha llegado un nuevo pedido: 500 unidades de uno de sus productos, y el cliente las necesita en seis semanas.
En principio, es una gran noticia.
Hasta ahora podíamos manejarlo todo por intuición, pero este pedido empieza a levantar preguntas:
- ¿Tenemos suficientes materiales?
- ¿Qué compras están ya en camino?
- ¿Qué tenemos que pedir? ¿Llegará a tiempo?
Pero sobre todo:
¿Cuándo tenemos que empezar a comprar cada material para poder fabricar las 500 unidades en la fecha comprometida?
Del pedido a los materiales
Supongamos que el producto que fabrica nuestra empresa necesita los siguientes materiales:
| Material | Necesidad por unidad |
|---|---|
| Material A | 2 unidades |
| Material B | 4 unidades |
| Componente C | 1 unidad |
Para fabricar las 500 unidades del pedido necesitamos, por tanto:
- 1.000 unidades de A
- 2.000 unidades de B
- 500 unidades de C
Pero la empresa ya tiene materiales en almacén y algunas compras están pendientes de recibir. Ese stock vive en el ERP; las compras pendientes, en el sistema de compras; y los plazos de entrega, en el histórico de cada proveedor. Tres fuentes distintas que, hoy, alguien tiene que cruzar a mano.
| Material | Necesidad | Stock actual (ERP) | Compras pendientes (Compras) |
|---|---|---|---|
| A | 1.000 | 400 | 200 |
| B | 2.000 | 1.200 | 0 |
| C | 500 | 100 | 300 |
La situación empieza a estar más clara.
Para cubrir el pedido, no necesitamos comprar 1.000 unidades de A: ya tenemos 400 y otras 200 están en camino.
En cambio, de B necesitamos conseguir 800 unidades adicionales y de C, aunque inicialmente parece que faltan 400 unidades, hay 300 que ya están pendientes de recepción, por lo que la necesidad adicional es de solo 100.
Hasta aquí, podemos resolver el problema con una hoja de cálculo. Pero todavía falta una variable fundamental: El tiempo.
No basta con saber cuánto necesitamos
Supongamos ahora que nuestros proveedores tienen estos plazos de entrega:
| Material | Necesidad adicional | Plazo de suministro |
|---|---|---|
| A | 400 | 10 días |
| B | 800 | 35 días |
| C | 100 | 7 días |
Ahora no nos basta con saber cuánto material nos falta. Tenemos que saber cuándo tenemos que actuar para disponer de ese material cuando se necesite.
El caso de B es el más evidente. Necesitamos 800 unidades adicionales y el proveedor tarda 35 días en suministrárnoslas.
El pedido debe estar listo en seis semanas, así que tenemos muy poco margen. Tenemos que actuar ahora para poder llegar en plazo.
Y eso es precisamente una de las funciones fundamentales de un sistema MRP (Material Requirements Planning): transformar una demanda de producto terminado en necesidades concretas de materiales, teniendo en cuenta las existencias disponibles, las recepciones previstas y los plazos necesarios para conseguirlos.
Del pedido al plan
La lógica puede parecer sencilla:
Pedido del cliente → necesidades de producción → lista de materiales → stock disponible → necesidades netas → plazos de suministro → compras o fabricación
El MRP se encarga de realizar estos cálculos de forma estructurada. Si necesitamos fabricar 500 unidades, sabe qué materiales requiere cada una y tiene en cuenta todo lo que tenemos, lo que está en camino y lo que se necesita pedir.
El resultado deja de ser simplemente una lista de materiales y se convierte en un plan de necesidades.
Pero… ¿qué ocurre cuando cambia el pedido?
Aquí el problema empieza a ser interesante.
Una semana después, el cliente ha aumentado su pedido y necesita 650 unidades. Hay que volver a hacer todos los cálculos de nuevo. Incluso el plazo de entrega de un proveedor puede haber cambiado.
Sin duda, una persona con experiencia puede reordenar todo, pero el problema aparece cuando todo esto deja de ser una excepción.
- Cuando los pedidos cambian continuamente.
- Cuando existen cientos o miles de referencias.
- Cuando hay listas de materiales con varios niveles.
- Cuando cada proveedor tiene condiciones diferentes.
- Cuando las compras pendientes, los stocks y las fechas de producción cambian constantemente.
El problema deja de ser realizar un cálculo. El problema pasa a ser mantener un cálculo actualizado.
Muchos ERPs ya traen algún módulo de planificación de materiales. El cálculo puntual, casi cualquier sistema lo resuelve. El problema no es ese cálculo aislado: es que ese ERP no siempre habla con el sistema de compras, ni con el histórico de proveedores, ni con lo que está pasando ahora mismo en planta. Cada cambio en el pedido obliga a alguien a volver a cruzar esas fuentes a mano.
Para muchas empresas, una hoja de cálculo puede ser perfectamente válida para realizar una planificación sencilla o para complementar otros sistemas.
La dificultad aparece cuando el número de variables crece y cada cambio obliga a revisar manualmente el resto de la planificación.
La planificación deja entonces de ser una fotografía estática y se convierte en un proceso continuo.
¿Qué aporta realmente un MRP?
En esencia, un MRP intenta responder a cuatro preguntas:
- ¿Qué necesito? Qué materiales y componentes son necesarios para cumplir la demanda prevista.
- ¿Cuánto necesito? Qué cantidad adicional hace falta teniendo en cuenta el stock disponible y las recepciones previstas.
- ¿Cuándo lo necesito? En qué momento debe estar disponible cada material para que la producción pueda cumplir sus fechas.
- ¿Cuándo tengo que actuar? Porque si un componente se necesita el día 30 y su proveedor tarda 20 días en entregarlo, la decisión no puede tomarse el día 30.
El siguiente paso
Una vez tenemos los materiales aparece un problema diferente: tenemos que saber si podemos fabricar lo que hemos planificado, cuándo podemos hacerlo y qué consecuencias tiene modificar una parte del plan.
En una empresa real, conocer las necesidades de materiales es solo una parte del proceso.
La siguiente pregunta es inevitable:
Tenemos los materiales. ¿Podemos realmente fabricar todo a tiempo?
La buena noticia es que resolver esto no exige sustituir lo que ya tienes. Tu ERP, tu sistema de compras, tu histórico de proveedores: la información ya existe, simplemente está repartida. Lo que falta es que hable entre sí y se actualice sola cada vez que algo cambia.
En Artenis IT trabajamos precisamente en eso: conectar los sistemas que ya tiene una fábrica, sean los que sean, para que ese plan de necesidades deje de depender de que alguien lo recalcule a mano cada vez que cambia un pedido. Cuando la conexión estándar no existe, la construimos a medida con desarrollo a medida.
Como siempre, si te apetece conversar sobre este tema o cualquier otro, te invitamos a contactar con nosotros en cualquier momento y estaremos encantados de charlar sobre tecnología.
